VLOOKUP 函数跨工作表跨文件使用方式

今天在处理 Excel 文件的时候，需要使用 VLOOKUP 函数，感觉很方便。内心有一种掌握了一个小技巧就可以节省很多时间的骄傲感，同时，除了入门级别的使用，还进一步发现了可以跨工作表、跨文件使用这个函数，顿时觉得更加方便了。我觉得这个函数在日常工作中应该很常用，而且很好用，所以本文就记录这个函数的使用方式，以及简单介绍 Excel 中的函数概念。

本文中涉及的 Excel 文件已经被我上传至 GitHub，读者可以提前下载查看：Excel 示例文件 ，文件名为：学生表成绩表.xlsx 。

基础概念介绍

什么是函数

在 Excel 中，函数就是官方定义的一种通用公式，例如求和、求平均数、计数、查找，可以帮助用户方便快捷地处理数据。掌握了这些函数，用起来 Excel 才算是合格水平，有时候遇到难以处理的数据，可能使用几个公式就解决了。Excel 的基础功能就是存数据，然后基于这些数据再做进一步处理，此时为了方便高效，就产生了很多函数。

以下内容中提及的 函数 或者 公式 都是同一个概念。

函数的优点

各个行业的人使用 Excel 肯定有自己的感悟，以及觉得 Excel 某些函数特别好用，也就是可以说，一千个使用 Excel 函数的人眼里，有一千个函数的优点。我在这里只是泛泛地列举几个例子。

1、常用的四则运算函数完全可以替代计算器。

2、财务方面的函数可以帮助财务工作人员快速处理数据。

3、逻辑方面的函数可以处理一些简单的逻辑，即使用简单的函数脚本解决。

4、查找引用方面的函数，可以高效地进行搜索替换。

在 Excel 中可以看到常用的函数分类：

函数使用

先简单介绍一下求和函数【SUM】，以保证有个基本的认知。例如有一个 Excel 文件，有三列数字，分别是语文、数学、英语的成绩，现在需要计算每一行的第一列到第三列的和，求和结果放在第四列，也就是总成绩。

只要在第四列中，输入函数以及参数：

=SUM (A2:C2)

截图如下：

其中，=SUM () 是函数名称，表示累加求和，括号里面的 A2:C2 是单元格的位置，: 表示从 A2 到 C2，总结起来就是把第二行的 A 列到 C 列的值累加求和，得出结果。

按回车键，就会触发计算，得出结果，结果存放在写有函数的那个单元格。如果需要接着计算第三行、第四行、第五行，是不需要重复输入函数以及参数的，直接选中已经有结果的单元格，鼠标的光标放在单元格右下角，光标会变成一个黑色的十字，鼠标左键长按往下拖拽即可。

选中单元格，注意观察单元格右下角的大点

往下拖拽，自动计算

注意，使用复制下拉功能时，行号参数是会自动变化的，也就是说 每一行 的求和结果都是 当前行 的第一列到第三列的数值之和。可以任意选择一行的结果单元格，查看单元格的内容：

那这个是怎么做到自动化的呢？其实这是 Excel 自带的功能，术语称为 自动填充 ，不知道你有没有看到，在往下拖拽完成后，可以点开右下角的三角下拉列表，看到里面有三种模式选择，默认的就是 复制单元格 【你也可以试玩一下其它的两种模式】。 复制单元格 对于普通的单元格来说，直接复制内容，对于函数单元格来说，还会自动变更里面的参数。

结果已经完全出来，可以正常使用。另外再说一个隐藏的注意点，这种通过函数产生的结果，是不能复制粘贴到别的地方使用的，因为复制粘贴过去的内容是函数公式，不是那个计算结果值。因此如果直接复制粘贴到别的地方，它还会用这个函数计算，得到的结果就与单元格数据当前所在的地方有关，结果肯定和以前不一样，或者根本没有结果。

例如我把总成绩和姓名这两列复制粘贴到别的 Excel 文件里面，可以看到得到的结果都是 0，这是因为通过函数计算得出的结果就是 0，表格的第一列到第三列根本没有值。

那怎么解决这个问题呢，其实方法是有的：复制时还是正常的复制函数，粘贴时不能默认了，要选择 粘贴为数值 ，或者 选择性粘贴 。这样，粘贴结果单元格里面就是真实的数值了，函数公式已经不见了。此时的单元格就是普通的单元格，里面是文本内容，可以随意复制粘贴使用。

粘贴为数值

选择性粘贴

接下来介绍本文的重点：VLOOKUP 函数。先提前说明， 工作表 就是指 Excel 文件中的 Sheet 概念，新建的 Excel 文件一般默认有 3 个 Sheet。以下内容基于两份数据：学生表、成绩表。

基本使用方式

VLOOKUP 是一个文本类型的函数，用来匹配搜索的。如果在单一的工作表中使用，例如根据姓名搜索总成绩，可以使用：

=VLOOKUP (H2,A:E,5,FALSE)

截图如下：

其中，VLOOKUP 是函数名称，H2 表示需要查找的数据列，A:E 表示搜索的数据范围【此时不需要指定单元格的行号】，5 表示搜索命中的的结果列，5 一定是在 A:E 之间，FALSE 表示关闭模糊搜索，即精确搜索。这里总结起来就是根据 H2 的值，在 A:E 之间搜索【会搜索所有的行】，如果命中了结果，把 A:E 之间的命中那一行的第 5 列单元格【也就是 E 列】的值返回，搜索时使用精确匹配。

结合上面的截图，更通俗地说，就是根据 H2 的姓名，在成绩表 A:E 的所有行中搜索同姓名的人，把命中行 E 列的成绩返回，匹配姓名时必须完全相等才算命中。

也可以选中结果下拉，自动填充其他人的总成绩。

跨工作表使用

上面的内容是在同一个工作表中搜索，如果是跨工作表使用怎么办呢？，例如一个 Excel 文件有两个工作表：学生表、成绩表，现在要根据学生表的姓名从成绩表中搜索总成绩。

其实做法也是很简单，函数都是同一个函数，只不过在指定数据范围这个参数的时候，需要加上工作表的名称：

=VLOOKUP (A2, 成绩表！A:E,5,FALSE)

成绩表信息

学生表信息

这里除了额外指定了参数 成绩表！A:E 来指定 成绩表 这个 Sheet，其它的参数仍旧与前面一致。

跨文件使用

接着又有问题了，如果两个表是分开两个文件呢，聪明人已经可以想到，肯定是继续更改参数的值：

=VLOOKUP (A2,[成绩表.xlsx] 成绩表！A:E,5,FALSE)

其中，[成绩表.xlsx] 成绩表！A:E 就是用来指定文件、工作表、数据列的。

但是这里需要同时打开两个文件，这样编辑器才能找到文件的内容。这里也可以看出来，为什么在 Excel 中不能同时打开两个同名的文件了，因为 Excel 要以文件名作为一份数据的唯一标识，哪怕两份同名的文件存放在不同的目录，也会被 Excel 当做同一份文件。

此外，还有一个小特性，只要函数生成完毕，就可以把成绩表关闭了，不会影响已经搜索出来的结果。而且，如果继续在学生表中增加姓名，还可以继续完成搜索，也就是说 Excel 是把成绩表做了缓存，可以一直使用。